VTF est une association de Loi Locale 1908 dont le siège social est implanté 57 rue de l’ancien Hôpital 57100 Thionville • Union d’Associations VTF, 1460 route de Galice 13090 Aix en Provence cedex 02 • Immatriculation au registre des opérateurs de voyages et de séjours n° IM013100049 • N° TVA Intracommunautaire FR78775619588 • Garantie financière UNAT FMS • Assurance responsabilité civile professionnelle AXA –313 terrasses de l’Arche –92727 Nanterre Cedex –France • Agrément ESUS n° 2017/63 du 29 septembre 2017 •Est acheteur toute personne qui réserve, commande et/ou achète une prestation proposée par VTF telle qu’un séminaire résidentiel ou semi-présidentiel, une journée d’étude ou une location de salle sur un établissement VTF.

 

Les présentes conditions générales de vente peuvent être à tout moment modifiées et/ou complétées par VTF. Dans ce cas, la nouvelle version des conditions générales de vente sera mise en ligne sur le site internet VTF. Dès sa mise en ligne, la nouvelle version des conditions générales de vente s’appliquera automatiquement pour tous les clients.

1- DEFINITION D’UN SEMINAIRE

Un client séminaire est une personne morale (entreprise, association, syndicat.) ou un groupe de personnes physiques représenté par une personne physique réservant un séjour séminaire en France composé d’au moins 10 adultes payants. Un séjour groupe implique une facture globale.

2-TARIFS

En cas de prix forfaitaire, les prix s’appliquent globalement aux services réservés. Ces prix ne peuvent pas être fractionnés. Ils sont mentionnés en €, TTC, par personne.

• VTF se réserve le droit de répercuter sur ceux-ci d’éventuelles évolutions économiques réglementaires, fiscales (taux de change, taxes, TVA…), augmentations tarifaires liées à l’inflation (hausses des matières premières : énergie, alimentation…) ou hausses de prestations annexes par nos fournisseurs (remontées mécaniques, ….). Nos tarifs sont valables aux dates indiquées.

• VTF s’efforcera de communiquer toute rectification ou erratum, par écrit, sur le devis ou lors de l’établissement du contrat.

3-ADHESION A L’ASSOCIATION VTF

Tout séjour s’accompagne d’une adhésion valable du 01/11 de l’année en cours au 31/10 de l’année suivante. Son montant est stipulé sur les devis, options, contrats et factures. Cette adhésion sera facturée à chaque séjour en supplément et reste acquise à VTF en cas d’annulation totale de séjour.

4-TAXE DE SEJOUR

Une taxe de séjour est à régler dans certaines communes d’accueil. Son montant, variable selon les implantations, vous sera facturé en supplément et pourra être réactualisé.

5-ADMINISTRATION DE LA RESERVATION

Le devis transmis récapitule les dates, tarifs, descriptif et modalités des prestations fournies par l’établissement. Il ne constitue pas une réservation.

La réservation sera effective qu’après versement des 1eres Arrhes et la signature du contrat. Celui-ci définit les tarifs et prestations souscrites, effectifs, nombre de chambres attribuées, montant des arrhes, conditions d’annulation. Il doit être retourné dans les délais impartis, dûment signé et constitue un engagement réciproque.

La liste des participants avec la répartition des chambres doit nous parvenir au plus tard 3 mois avant   la prestation, sauf mention particulière.

Toute modification de prestations, doit être transmise par mail et validée par VTF.

6-REGLEMENTS

• 1ères Arrhes de 40% demandées à la signature du contrat • Le solde doit nous parvenir à réception de la facture après séjour.
• Après le séjour, VTF éditera une facture, celle-ci pourra alors faire apparaitre d’éventuels réajustements. Pour tout paiement par chèque, mandat ou virement bancaire, le nom, la date de la prestation, le lieu, le numéro de dossier devront être spécifiés. Ces conditions de règlement sont valables également pour les participants à un séminaire, journée d’étude réglant leurs séjours de manière individuelle
• Pour tout paiement par chèque, mandat ou virement bancaire, le nom du séminaire, son numéro de dossier, sa date et lieu de séjour devront être spécifiés. Ces conditions de règlement des arrhes sont valables également pour les participants d’un groupe réglant leurs séjours de manière

7-CONDITIONS D’ANNULATION ET RÉDUCTION D’EFFECTIFS (hors Assurance)

Toute annulation partielle ou totale doit être impérativement transmise par écrit à VTF.

Les frais suivants seront retenus :

• Entre la date de signature du contrat et 76 jours avant l’arrivée : 15% du montant du séjour
• Entre 75 et 45 jours avant l’arrivée : 40% du montant du séjour
• Entre 44 et 15 jours avant l’arrivée, 70% du montant du séjour
• Moins de 15 jours avant l’arrivée : 100% du montant du séjour

Ces frais se cumuleront avec ceux indiqués dans la rubrique Transport. Pour couvrir ces frais éventuels d’annulation, VTF propose une assurance optionnelle (voir ci-dessous) :

8-ASSURANCES

Pour les séminaires avec nuitées, aucune assurance couvrant les frais d’annulation, les bagages, l’assistance/rapatriement en cas d’accident, de maladie ou de décès, n’est comprise dans les tarifs transmis et affichés. Nous vous proposons la couverture assurance annulation Multirisque avec garantie COVID: Allianz via Gritchen Affinity (conditions des garanties sur demande). Son prix est de 4.1% du prix du séjour. Le contrat d’assurance doit être souscrit au moment du règlement des 1eres arrhes et pour l’ensemble des participants du même groupe, sans gratuité. Il prend effet à réception de la liste nominative des participants au séjour qui doit être transmise à VTF dès que possible et au plus tard 3 mois avant le début du séjour. Le prix du séjour payé à VTF est pris en compte, transport inclus. En cas d’annulation, la prime d’assurance n’est pas remboursable. La souscription de l’assurance est faite par VTF. Les déclarations auprès de l’assureur et le suivi des dossiers sinistres sont du ressort du client.

9-FICHIERS

Dans le cadre de la protection de vos données personnelles (RGPD et Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 N° 78/17), nous collectons les données minimales nécessaires et suffisantes pour vous permettre de bénéficier des services fournis par VTF : l’envoi de la présente brochure, votre information générale et d’avant-vente, vos réservations, votre contrat de vente et vos séjours. Les données personnelles enregistrées sont destinées exclusivement au personnel de VTF et ne sont en aucun cas fournies à des tiers ni au sein, ni en dehors de l’Union Européenne.

VTF s’engage à mettre en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de ces données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés. Si vous voulez faire valoir vos droits sur la protection de vos données personnelles, merci d’envoyer une demande par mail à : contact- RGPD@vtf-vacances.com

Litiges : Toute réclamation relative au séjour doit être adressée dans le délai d’1 mois maxi après la date du retour par lettre recommandée à VTF. Réclamation : Après avoir saisi le service qualité par lettre recommandée (voir litiges) et, à défaut d’un accord dans un délai de 60 jours à compter du dernier courrier du client contestant la réponse de VTF, le consommateur peut saisir le médiateur du Tourisme et du Voyage dont les coordonnées et les modalités de saisie sont disponibles sur le site www.mtv.travel/

Droit d’images : En cas de reportages photographiques sur vos lieux de séjours, vous devrez nous informer de votre volonté de ne pas apparaître dans nos diverses publications annuelles.